Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens ai-work.be verwerkt, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is Contento GCV, met maatschappelijke zetel te Oude Leuvensestraat 77 bus 3, 3300 Tienen, met ondernemings- en btw-nummer BE 0715.660.258. Voor vragen, opmerkingen of verzoeken over privacy: hello@ai-studio.be.

Ontvangt een bedrijf via ai-work.be jouw gegevens, bijvoorbeeld bij een reactie op zijn vacature, via de databank of bij een aanvaard contactverzoek, dan is dat bedrijf voor zijn verdere gebruik daarvan zelf verantwoordelijk.

2. Welke gegevens verwerken we en waarom?

Account

Naam, e-mailadres, wachtwoord (enkel versleuteld opgeslagen), rol (professional of bedrijf), taalvoorkeur en technische sessiegegevens (IP-adres, browser). Doel: je account aanmaken, beveiligen en laten werken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Profiel

Wat je zelf invult: foto, titel, bio, locatie, talen, expertise, tools, ervaringsniveau, beschikbaarheid, gewenste samenwerking, tarief en links. Je profiel is standaard voor niemand zichtbaar. Je naam, foto, e-mailadres, telefoonnummer, links en cv tonen we nooit op de website of in de databank. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Anoniem profiel op ai-work.be

Enkel als je daar in je profiel uitdrukkelijk voor kiest, tonen we een anonieme kaart van je profiel op ai-work.be, voor iedereen zichtbaar: je titel (zonder werkgever), expertise, ervaringsniveau, land, beschikbaarheid, gewenste samenwerking, talen en, als je die invulde, je tarief. Je naam, foto, werkgever, bio, stad, links en contactgegevens staan er niet op, en de link naar je kaart bevat je naam niet. We bewaren het moment waarop je toestemming gaf. De afzonderlijke pagina's van anonieme profielen laten we niet door zoekmachines indexeren. Grondslag: je toestemming (art. 6.1.a AVG), die je op elk moment intrekt in je dashboard; je kaart verdwijnt dan meteen.

Zichtbaarheid voor betalende bedrijven (databank)

Enkel als je daar apart en uitdrukkelijk voor kiest, zien bedrijven met een databank-abonnement je volledige profiel: naast de gegevens van de anonieme kaart ook je titel, bio, stad of regio, tools en de datum vanaf wanneer je beschikbaar bent. Ook zij zien geen naam, foto, links, e-mailadres, telefoonnummer of cv. Het gaat om geverifieerde bedrijven die het abonnement betalen en zich ertoe verbinden de databank enkel te gebruiken voor rekrutering voor eigen vacatures of opdrachten. Zo'n bedrijf kan je een contactverzoek sturen; pas als je dat aanvaardt, krijgt het je naam en de gegevens die je zelf kiest. We bewaren het moment waarop je toestemming gaf. Grondslag: je toestemming (art. 6.1.a AVG), los van de toestemming voor het anonieme profiel en op elk moment in te trekken in je dashboard; je profiel verdwijnt dan meteen uit de databank.

Profielweergaven door bedrijven

Om misbruik van de databank te voorkomen en te kunnen opsporen, registreren we welke gebruiker van welk bedrijf welk profiel bekeek en wanneer, en beperken we het aantal weergaven en zoekopdrachten. Die gegevens zien enkel wij. Grondslag: gerechtvaardigd belang (de professionals in de databank beschermen tegen misbruik).

Cv en portfolio

Cv's worden privé opgeslagen en zijn enkel bereikbaar via tijdelijke, beveiligde downloadlinks: voor jou, en voor een bedrijf enkel wanneer je het cv meestuurt bij een reactie op een vacature van dat bedrijf. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Sollicitaties en reacties

Wanneer je reageert op een rechtstreeks geplaatste vacature bewaren we je motivatie, eventueel cv of portfoliolink en een momentopname van je profiel op dat moment, en delen we die met het betrokken bedrijf. Bij externe vacatures gebeurt de sollicitatie buiten ai-work.be; we registreren enkel dat je op de doorverwijzing klikte (statistiek) en, als je dat zelf aangeeft, dat je gereageerd hebt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, op jouw verzoek.

Contactverzoeken

Bedrijven met een databank-abonnement kunnen je een contactverzoek sturen als je anoniem of in de databank zichtbaar bent en je contactverzoeken toelaat. Je naam en contactgegevens worden enkel gedeeld wanneer jij een verzoek aanvaardt, en enkel de gegevens die je dan uitdrukkelijk kiest. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Betalingen

Betalingen verlopen via Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.). Wij ontvangen geen volledige kaartgegevens. We bewaren je Stripe-klantnummer, abonnementsstatus, facturatiegegevens en facturen. Bij een databank-abonnement gaat het om de gegevens van het bedrijf (naam, facturatieadres, btw-nummer en facturatie-e-mailadres) en de gebruiker die het abonnement afsloot. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke boekhoudplicht.

Wachtlijst databank

Zolang de databank niet open is, kunnen bedrijven zich op een wachtlijst zetten. We bewaren de bedrijfsnaam, het opgegeven e-mailadres en een eventuele notitie, en gebruiken die enkel om te laten weten wanneer de databank opent. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een gevraagde mededeling bezorgen). Je kunt je op elk moment laten verwijderen via hello@ai-studio.be.

E-mail

Transactionele e-mails (bevestiging van je e-mailadres, wachtwoordherstel, bevestigingen, meldingen die je zelf instelt) versturen we via Resend. Meldingen voor opgeslagen zoekopdrachten kun je in elke mail en in je dashboard uitschakelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Wekelijkse vacaturemail

Als je daar bij registratie of in je dashboard uitdrukkelijk voor kiest, sturen we je elke maandag een e-mail met de nieuwe AI-vacatures van de voorbije week. Hiervoor gebruiken we je naam en e-mailadres. We bewaren het moment waarop je toestemming gaf. Je kunt je op elk moment afmelden via de link in elke e-mail of in je dashboard. Grondslag: je toestemming (art. 6.1.a AVG).

Contactformulier en meldingen

Wat je via het contactformulier of een melding van inhoud stuurt, gebruiken we enkel om je vraag of melding te behandelen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (je vraag beantwoorden en het platform veilig en correct houden).

Websitestatistieken (Google Analytics)

Enkel als je daar in de cookiemelding uitdrukkelijk toestemming voor geeft, gebruiken we Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) om te begrijpen hoe de website gebruikt wordt: welke pagina's bezocht worden, hoe lang, via welke weg bezoekers binnenkomen, en het type toestel en browser. Google Analytics gebruikt daarvoor een pseudonieme identificatiecode in een cookie en leidt een benaderende locatie (land, regio) af uit je IP-adres; het volledige IP-adres wordt niet bewaard. Google-signalen en advertentiepersonalisatie staan uit, en in de afgeschermde zones (dashboard, bedrijfsomgeving, beheer) meten we niets. Grondslag: toestemming. Je kunt ze op elk moment intrekken via de cookie-instellingen. Zonder toestemming wordt Google Analytics niet geladen.

Zichtbaarheid in Google (Search Console)

Via Google Search Console zien we hoe ai-work.be verschijnt in de zoekresultaten van Google: op welke zoektermen, hoe vaak en hoeveel kliks. Dat zijn geaggregeerde cijfers van Google; er worden daarvoor geen cookies op je toestel geplaatst en we bouwen er geen profielen mee op. Grondslag: gerechtvaardigd belang (de website vindbaar en werkend houden).

Beveiligings- en systeemlogs

Om misbruik te voorkomen, houden we technische logs bij (bijvoorbeeld inlogpogingen, rate limiting en een auditlog van beheeracties). Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging).

3. Hosting, ontvangers en doorgifte buiten de EER

Ons uitgangspunt is dat je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden opgeslagen. De applicatie draait op een server van Hostinger in Duitsland. De databank, de accounts (inloggen) en de opgeladen bestanden staan bij Supabase in Frankfurt (Duitsland).

Ontvangers: bedrijven met een databank-abonnement zien je profiel zonder naam of contactgegevens enkel als je daar toestemming voor gaf, en krijgen je naam en de gegevens die je kiest enkel als je hun contactverzoek aanvaardt. Iedereen ziet je anonieme kaart enkel als je daarvoor koos.

Verwerkers: Supabase (databank, accounts en bestanden), Hostinger (hosting van de applicatie), Resend (e-mail, verstuurd vanuit Ierland), Stripe (betalingen) en Google (websitestatistieken via Google Analytics, enkel met jouw toestemming; Search Console). Zij verwerken je gegevens enkel in onze opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Sommige van deze partners, of hun moederbedrijven, zijn gevestigd buiten de EER, waardoor het kan voorkomen dat gegevens daar worden verwerkt. Dat gebeurt enkel op basis van een geldig overdrachtsmechanisme, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader. Google is gecertificeerd onder dat kader. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken geen advertentietrackers.

4. Beveiliging

We hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om je gegevens te beveiligen. Zo worden wachtwoorden enkel versleuteld opgeslagen, zijn cv's nooit publiek en enkel bereikbaar via tijdelijke, beveiligde links, en moeten beheerders inloggen met tweestapsverificatie. Van onze partners verlangen we dat ook zij zorgvuldig met je gegevens omgaan.

5. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor we ze verzamelden. Concreet:

• Account en profiel: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we ook je profiel, je opgeladen bestanden en de e-mailhistoriek aan je adres.
• Sollicitaties en reacties, met de bijhorende cv-kopie: 24 maanden na de laatste wijziging, daarna automatisch verwijderd.
• Contactverzoeken van bedrijven, met een eventueel gedeelde cv-kopie: 24 maanden na de laatste activiteit, daarna automatisch verwijderd.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, zoals de Belgische boekhoudwetgeving voorschrijft, ook als je je account verwijdert.
• Auditlog van account- en beheeracties, met het moment van je toestemmingen en de profielweergaven door bedrijven: 12 maanden. Je toestemming zelf (aan of uit, en sinds wanneer) bewaren we bij je profiel zolang je account bestaat.
• Wachtlijst van de databank: 12 maanden na de laatste inschrijving, daarna automatisch verwijderd.
• Inhoud van verstuurde e-mails in ons verzendlogboek: 90 dagen. Daarna bewaren we enkel ontvanger, onderwerp, tijdstip en verzendstatus als bewijs van verzending, tot je je account verwijdert.
• Tellers om misbruik te beperken (rate limiting, bijvoorbeeld bij inlogpogingen): 1 dag.
• Websitestatistieken in Google Analytics: 14 maanden, daarna automatisch verwijderd.
• Berichten via het contactformulier: die slaan we niet op in de databank van ai-work.be; ze komen per e-mail bij ons terecht. Correspondentie bewaren we tot maximaal vijf jaar na het laatste contact, waarna ze wordt verwijderd.

6. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Je kunt een gegeven toestemming op elk moment intrekken, en je kunt je kosteloos verzetten tegen elke verwerking van je gegevens voor direct marketing.

In je dashboard kun je je gegevens exporteren en je account verwijderen. Voor andere verzoeken stuur je een e-mail naar hello@ai-studio.be; we reageren binnen vier weken op je verzoek. Het verwijderen van je gegevens kan gevolgen hebben voor het gebruik van ai-work.be; we informeren je daar in dat geval over.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder in je eigen land (Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens; Luxemburg: CNPD).

7. Cookies

We gebruiken functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken, en enkel met jouw toestemming analytische cookies van Google Analytics. Meer uitleg en je keuze wijzigen: cookie-instellingen.

8. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid wijzigen. De datum bovenaan toont de laatste versie. Wijzigt het beleid wezenlijk, dan laten we dat weten via de website of per e-mail.